Pada hari Jumat, tanggal 15 Maret 2019, Tim IT Support Institut Teknologi Telkom Surabaya mengelar sosialisasi dan sharing session. Sosialisasi dihadiri oleh para dosen, kaprodi dan dekan. Sosialisasi ini bertujuan untuk menjelaskan aplikasi-aplikasi yang ada di iGracias untuk masing – masing user groupĀ  dosen, kaprodi dan dekan. Selain itu juga pada sosialisasi ini dijelaskan mengenai proses bisnis mengenai aplikasi kurikulum, registrasi, penjadwalan dan perwalian.

Aplikasi Kurikulum merupakan aplikasi pengelolaan basis data master kurikulum yang akan mendokumentasikan kurikulum (matakuliah) untuk pengajaran. Pengadaan kurikulum akan diperuntukkan selama periode tertentu yaitu setiap 4 tahun sekali untuk semester genap maupun ganjil.

Aplikasi Registrasi merupakan aplikasi yang digunakan untuk mengelola data registrasi mahasiswa. Dimulai dari penawaran matakuliah hingga monitoring status registrasi mahasiswa.

Aplikasi penjadwalan merupakan aplikasi yang menyediakan pengelolaan jadwal perkuliahan maupun jadwal ujian guna mempersiapkan berlangsungnya proses registrasi, baik untuk matakuliah reguler maupun praktikum, agar perkuliahan dapat berjalan dengan lancar.

Aplikasi Perwalian merupakan bagian dari aplikasi Perwalian yang menghasilkan data pengambilan Mata Kuliah yang telah disetujui oleh Dosen Wali. Aplikasi ini menangani proses perwalian sebelum kemudian dilanjutkan proses cetak KSM.

Dengan adanya sosialisasi ini diharapkan setiap grup pengguna iGracias dapat memahami tugas dan tanggung jawabnya masing-masing. Karena pada prakteknya sering terjadi ketumpang-tindihan peran dan tanggung jawab dalam mengelola aplikasi-aplikasi tersebut.